Od dziesięcioleci Microsoft Exchange stanowi podstawę komunikacji biznesowej, obsługując pocztę e-mail, planowanie pracy i kooperacje w organizacjach na całym świecie. Niezależnie od tego, czy jest wdrożony lokalnie, czy w środowiskach hybrydowych, firmy każdej wielkości polegają na Exchange w celu zapewnienia płynnej komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej, często głęboko integrując go ze swoimi przepływami pracy, zasadami zgodności i normami zabezpieczeń.
Microsoft oficjalnie ogłosił, że wsparcie dla Exchange Server 2016 i Exchange Server 2019 zakończy się 14 października 2025 r. Chociaż termin ten może wydawać się odległy, zespoły IT muszą zacząć przygotowywać się już teraz. Zakończenie wsparcia oznacza, że Microsoft nie będzie już zapewniał aktualizacji zabezpieczeń, poprawek błędów ani pomocy technicznej, pozostawiając organizacje działające z tymi wersjami narażone na podatności, ryzyko zgodności i potencjalne zakłócenia operacyjne.
Timeline
Microsoft zawsze stosuje dwufazowy cykl wsparcia dla swoich produktów: wsparcie główne i wsparcie rozszerzone.
Wsparcie główne obejmuje aktualizacje funkcji, poprawki zabezpieczeń i pomoc techniczną, podczas gdy wsparcie rozszerzone koncentruje się wyłącznie na krytycznych poprawkach bezpieczeństwa – bez nowych funkcji, poprawek błędów ani bezpłatnej pomocy technicznej. Po zakończeniu wsparcia rozszerzonego Microsoft całkowicie zaprzestaje wszelkich aktualizacji i pomocy, pozostawiając użytkowników zdanych na siebie.
Co koniec wsparcia Microsoft oznacza dla użytkowników?
Zakończenie wsparcia dla Exchange 2016 i 2019 nie dotyczy tylko utraty aktualizacji – to poważne zagrożenie dla bezpieczeństwa i dostępności krytycznej usługi. Konkretnie możemy wymienić następujące punkty:
- Zagrożenia bezpieczeństwa: bez łatek zabezpieczeń Exchange 2016 i 2019 staną się głównymi celami cyberprzestępców. Niezałatane podatności mogą prowadzić do naruszeń danych, ataków ransomware i zagrożeń opartych na wiadomościach e-mail, narażając poufną komunikację biznesową.
- Nieefektywność operacyjna: starsze oprogramowanie nie ma nowoczesnych funkcji, ulepszeń wydajności i integracji, co spowalnia komunikację i komplikuje konserwację IT. Utrzymanie Exchange 2016 lub 2019 będzie również kosztować więcej w miarę zmniejszania się zasobów wsparcia.
- Brak wsparcia technicznego: po 14 października 2025 r. Microsoft nie będzie dostarczał łatek i poprawek ani oferował pomocy. Jeśli coś się zepsuje, zespoły IT będą zdane na siebie – co doprowadzi do dłuższych przestojów, kosztownego rozwiązywania problemów i potencjalnych zakłóceń w działalności.
- Zagrożenia zgodności: przepisy takie jak RODO i HIPAA wymagają od firm używania bezpiecznego i aktualnego oprogramowania. Korzystanie ze starych wersji Exchange może skutkować grzywnami, audytami i konsekwencjami prawnymi w przypadku wystąpienia incydentu bezpieczeństwa.
Koniec wsparcia dotyczy również kilku powiązanych produktów Microsoft, w tym Microsoft Office 2016, Microsoft Office 2019, Outlook 2016, Outlook 2019, Skype for Business 2016, Skype for Business 2019, Skype for Business Server 2015 i Skype for Business Server 2019.
Jakie opcje mają administratorzy IT?
Trzymanie się przestarzałych wersji Exchange w dłużej perspektywie nie ma sensu – ryzyko znacznie przewyższa jakąkolwiek wygodę czy potencjalne oszczędności. Przyjrzyjmy się najlepszym ścieżkom migracji i rozwiązaniom alternatywnym, by organizacja pozostała bezpieczna, wydajna i zgodna.
1. Aktualizacja do wersji Exchange Server Subscription Edition (SE)
Microsoft ogłosił Exchange Server Subscription Edition (Exchange Server SE), nową wersję Exchange opartą na subskrypcji dla organizacji, które wymagają lokalnego rozwiązania poczty e-mail. Ta opcja jest najlepsza dla firm, które muszą utrzymać zgodną z przepisami infrastrukturę lokalną lub preferują model hybrydowy, integrujący się z usługą Microsoft 365.
Istnieje jednak kilka kluczowych kwestii, które przedsiębiorstwa muszą wziąć pod uwagę przed tą migracją. Po pierwsze Exchange Server SE będzie wymagał regularnych i częstych aktualizacji, co oznacza, że zespoły IT muszą być na bieżąco z konserwacją. Po drugie model subskrypcji oznacza stałe koszty, a organizacje nadal będą musiały zarządzać własną infrastrukturą i ją zabezpieczać. Oprócz tego Microsoft zaleca firmom uaktualnienie do Exchange 2019 z 2016 przed przejściem na Exchange Server SE, ponieważ bezpośrednie uaktualnienia w miejscu do Exchange SE nie będą obsługiwane.
2. Migracja do Exchange Online (Microsoft 365)
Dla firm, które chcą wyjść poza infrastrukturę lokalną, Exchange Online (Microsoft 365) to atrakcyjna opcja. Rozwiązanie oparte na chmurze eliminuje potrzebę konserwacji serwera, zwiększa bezpieczeństwo i poprawia skalowalność, dzięki czemu jest idealne dla organizacji przyjmujących strategię chmury. Jako część Microsoft 365, Exchange Online bezproblemowo integruje się z Teams, SharePoint i OneDrive, zwiększając produktywność i zarządzanie danymi.
Jednak istnieją również pewne potencjalne wyzwania. Na przykład przenoszenie dużych ilości danych e-mail może być czasochłonne i wymaga starannego planowania w celu zminimalizowania przestojów. Dodatkowo Microsoft 365 działa w oparciu o model subskrypcji, co oznacza stałe opłaty licencyjne za każdego nowego użytkownika. Warto też pamiętać, że pracownicy mogą potrzebować szkoleń, by w pełni wykorzystać nowe funkcje i płynnie przejść na nowy system.
3. Zmiana platformy pocztowej, np. na Google Workspace
Dla firm poszukujących ekonomicznej, chmurowej alternatywy dla Microsoft 365, Google Workspace jest mocnym kandydatem. Zapewnia bezproblemową współpracę pomiędzy użytkownikami, wbudowane zabezpieczenia i zmniejszone obciążenie zespołów IT, co czyni go atrakcyjnym wyborem, szczególnie dla organizacji, które nie wymagają zaawansowanych narzędzi zawartych w wielu planach Microsoft 365. Co ciekawe, Google Workspace jest często bardziej konkurencyjny cenowo niż Microsoft 365. Podczas gdy ceny Microsoft 365 wahają się od 6 do 22 USD za użytkownika miesięcznie, plany Google Workspace zazwyczaj mieszczą się w przedziale od 6 do 18 USD za użytkownika miesięcznie. Oczywiście są to ceny bez żadnych rabatów.
Google Workspace integruje Gmaila, Dysk Google, Meet i Docs, umożliwiając współpracę w czasie rzeczywistym między zespołami. Jednak przy wyborze tej opcji warto wziąć pod uwagę przyzwyczajenia użytkowników oraz możliwości integracji z systemami, np. CRM czy sprzedażowymi. Exchange na pewno daje tutaj większe pole manewru.
Słowo na koniec
Czas na podjęcie decyzji i wdrożenie planu działania powoli się kończy. Migrację danych warto rozłożyć w czasie i odpowiednio się do niej przygotować. Na pewno nie można czekać do października i dopiero wtedy zacząć o tym dyskutować. Temat z pewnością będzie na tapecie w środowiskach IT w 2025 roku, a my na pewno jeszcze do niego wrócimy.